あなたは大丈夫?インターンシップでのビジネスマナー③

最終更新: 2020年8月26日

こんにちは!

アールエイチナビ運営局です。

今回も先日に引き続き、<インターンシップでのビジネスマナー>をお伝えします!

インターンシップで人事担当とのメールのやりとりが増える一方で、

電話連絡をする機会も多くあるかと思います。

「ちゃんと受け答えできるか不安だ」

「失礼にならない話し方をするにはどうしたら良いのだろう」

本日はそんな皆様のために、電話の基本的なマナーをお伝えいたします!

■電話を掛ける時の注意点

1.時間帯

企業に電話を掛けるベストな時間帯といわれるのは、

平日の14時~18時です。

出勤直後~午前中は、打ち合わせ等で出られないことが多い傾向。

12時~14時は昼休み、18時以降は締め切り業務などで忙しい可能性があります。


2.最初は「大学名+名前」を名乗る

人事担当の方は、あなた以外にも多くの学生と連絡を取っています。

最初に大学名、名前を名乗り、要件を伝えた上で電話を取り次いでもらいましょう!

(例)

「お世話になります。

RH大学のアールエイチナビ子と申します。

7月30日の説明会の件で確認したいことがあるのですが、

人事部のアールエイチ太郎様はいらっしゃいますでしょうか?」

※お名前が分からないときは、「人事採用の担当者様」でOK


3.折り返しは、当たり前じゃない!

もし、あなたが電話した時、人事担当が電話に出られず

「戻り次第折り返しするよう伝えましょうか?」と言われることがあります。

基本的に、この折り返しはご遠慮しましょう。


目上の方から電話を掛けさせるのは

急でない限り、ビジネスマナーとしてNGです。

自分から電話折り返すことがベスト!


ただ、

急ぎの場合や、どうしても折り返しをしてくださる場合は

「何日の何時~何時までの間であれば、

 お電話をお受けする事が可能です」

とお伝えすれば、丁寧な印象を持ってもらうことができます♪



4.重要事項は復唱

担当者の名前や、日時場所などの重要事項は

聞き間違いのないよう必ず復唱するのがオススメ。

特に、発音が似ている言葉などの

聞き取りにくい内容は必ず聞き返してくださいね!

(要注意)

11時17時1時7時1時15時

は、聞き間違えやすいです!!!


5.筆記用具は常に持っておく

社会人としての当たり前でもありますが、

電話がかかってきたらすぐにメモが取れるよう

必ず、手元にペンとノートを用意しておきましょう。

就活用のスケジュール帳だと、日程調整もすぐできます。


(要注意)

スマホのメモツールでもOK…ですが

データが非常に消えやすいので、必ず保存をしてください♪

人事担当は説明会や面接だけでなく

他の業務もたくさん抱えていて非常に多忙です。


自分中心の考え方にならずに、相手の事情を想定して

電話を掛けるよう心掛けましょう!



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